Profesyonel Ajanda Düzenleme Rehberi

Ajanda, günlük hayatta ya da iş dünyasında hemen herkesin kullandığı etkili bir planlama aracı. Her ne kadar gelişen teknolojiler sayesinde notlarımızı bilgisayara, tabletlere ya da akıllı telefonlara kaydetmeye başlamış olsak da, yanı başımızdan ayırmadığımız ajandalar daha uzun süre önemini kaybetmeyecek gibi görünüyor.

Öğrenciden ev hanımına, bankacıdan öğretmene kadar hemen her meslek grubunda yer alan bireylerin elinde görebileceğimiz ajanda, bir nevi kişisel organizatördür, planlayıcıdır. Not defteri olarak da kullanılabilir, hatırlatıcı görevi de görebilir.

Matbuu blog’un bugünkü yazısında, bireysel asistanlarınız olan ajandaların nasıl profesyonel bir şekilde düzenlenebileceğini ele aldık. Bu faydalı ip uçlarını takip ederek ajandalarınızı daha verimli bir şekilde kullanmaya başlayabilir ve planlamalarınızı daha düzenli bir hale getirebilirsiniz.

• Belirli bir ajanda düzeni oluşturun ve bu düzene sadık kalın.

Ajandanızın derli toplu ve düzenli olabilmesi için yapmanız gereken en önemli şey, sayfaları nasıl kullanacağınıza dair bir düzen oluşturmak ve bu düzeni ajandanın son sayfasına kadar sürdürebilmektir. Alacağınız notları aynı hizaya yerleştirmek ya da önemli notları göz önüne çıkarmak için belirli bir renk kullanmak, ajandanızı düzenli bir forma sokacak ve bu şekilde planlamalarınızı daha etkili bir şekilde yapabileceksiniz.

Örneğin, serbest çalışan bir tasarımcıysanız ve işlerinizi organize etmek adına ajanda kullanıyorsanız, aldığınız işleri ve müşteri isimlerini siyah renk ile, teslim sürelerini de daha dikkat çekici olması adına kırmızı ya da fosforlu herhangi canlı bir renkle not almanız işinizi kolaylaştıracaktır.

• Renk kodlamasından faydalanın.

Bir önceki başlık altında da belirttiğimiz gibi renkler, ajanda üzerine aldığınız notları belirli bir forma sokmanızda faydalı olacaktır. Sadece hafta içi çalıştığınız bir işiniz varsa, haftanın her günü için bir renk belirleyebilirsiniz (pazartesi için yeşil, salı için mor, çarşamba için kahverengi vb.)

Bu şekilde ajandanızı açtığınızda, düzenlemiş olduğunuz bir toplantının hangi günde olduğunu unutsanız bile kullandığınız renk kodu, toplantı gününü size hatırlatacaktır. 

• Ajandanızı her zaman yanınızda taşıyın ve notlarınızı hiç geciktirmeden alın.

Teslim sürelerine yetişebilmek, toplantılarınızı zamanında hatırlayabilmek ve görüşmelerinizi zamanında yapabilmek için dikkat etmeniz gereken en önemli nokta budur. Telefonunuz çaldığında ve biriyle görüşmek için belirli bir gün ve saat ayarladıysanız, ilgili notunuzu ajandaya derhal almanız gerekiyor.

“Az sonra yazarım, unutmam nasılsa” diye düşünüp ertelemeniz, görüşmenizi unutmanıza, görüşmeniz için kararlaştırdığınız gün ve saate başka bir iş almanıza ve planlarınızın üst üste binmesine neden olabilir. Bu tür karmaşaların önüne geçebilmek için ajandanızı her daim yanınızda taşıyın ve almanız gereken notları da ertelemeden yazın.

• Yaptığınız/tamamladığınız işlerin üzerini çizin.

Kendinize bir “yapacaklar listesi” oluşturduysanız ve elinizdeki işleri bir an önce tamamlamaya çalışıyorsanız bu adımı kesinlikle atlamamanızı öneririz. Zira, tamamladığınız işlerin üzerini çizdiğiniz zaman “ne kadar başarılı olduğunuzu” fark edecek dolayısıyla da motivasyonunuz ve kendinize güveniniz artacaktır.

Ayrıca bu, tamamladığınız işlerin yükünü hem sırtınızdan hem de aklınızdan silmenize yardımcı olacaktır. Bitirdiğiniz işlerin aklınızda ya da ajandanızda durmasına gerek yok, öyle değil mi?

• Haftalık ya da aylık programlar yapın.

Zamanınızı doğru kullanmak adına yapacağınız bu tür düzenli programlar, iş hayatınızdaki stres yükünüzü önemli ölçüde hafifletecektir. Ajanda kullanarak hazırlayacağınız bu haftalık ya da aylık programlar sayesinde zaman planlamasını doğru bir şekilde yapmış olacaksınız. Belirlediğiniz periyotların sonunda “bitirdiğiniz” “bitirmekte olduğunuz” ya da “bitiremediğiniz” işleri mutlaka not alın.

Bitiremediğiniz işlerin önündeki engelleri (zaman, para, insan vb.) sıralayın ve bunları nasıl ortadan kaldırabileceğinize yoğunlaşın. Bu sıralamayı, bahane üretmek şeklinde değil; belirsizlikleri nitelemek olarak algılayın. Belirsizlikleri (ya da engelleri) ortadan kaldırdığınız zaman, başarı kendiliğinden gelecektir.

• Ajandanızı kendi zevkinize göre tasarlayın.

Ajanda, sizin kişisel organizatörünüz ve hatta asistanınız olarak görev yapıyor dedik. Sizin için bu kadar önemli olan bir aracı tasarlarken kendi zevkinize göz önünde bulundurun. Ajandanız, size özel olmalı.

Derslerine yoğunlaşmak ve sosyal hayatını aktif tutmak isteyen bir öğrenciyseniz, koyu renkli ve desensiz ajandaları sıkıcı bulabilirsiniz. Veya finans sektöründe çalışan bir insansanız pembe ya da turuncu gibi canlı renklere sahip ajandaları biraz çocuksu bulabilirsiniz.

“Kendi ajandamı kendim tasarlayabilir miyim ki?” diye düşünüyorsanız, cevabımız: Evet! Kendin tasarla -ajanda sayfamızı inceleyerek ajandalarınızı oturduğunuz yerden, dilediğiniz gibi tasarlayabilirsiniz. İşte bu kadar kolay!